admin 
Skanowanie dokumentów to proces, który pozwala na cyfrową reprodukcję papierowych dokumentów. Jest on niezwykle ważny dla przedsiębiorstw, które chcą zredukować ilość papieru, której używają, zwiększyć efektywność operacyjną i zapewnić większą ochronę informacji. Skanowanie to dobre wyjście dla osób i firm, które mają duże ilości papieru, na którym znajdują się ważne informacje. Zamiast przechowywania setek, a nawet tysięcy dokumentów w archiwach lub na półkach, można je zeskanować i przechowywać w cyfrowej formie.
Przy użyciu skanera lub odpowiedniej aplikacji mobilnej, dokumenty można przechowywać na dyskach twardych, serwerach lub w chmurze. Dzięki temu istnieje łatwy dostęp do nich z dowolnego miejsca z poziomu komputera, telefonu lub tabletu. Taki sposób przechowywania jest niezwykle wygodny zarówno dla osób prywatnych jak i firm, które mogą na bieżąco zarządzać swoimi cyfrowymi dokumentami. W praktyce oznacza to, że możemy znaleźć dowolny dokument kiedy tylko go potrzebujemy, bez konieczności przeszukiwania stosów papieru.
Sposoby skanowania dokumentów
Obecnie istnieje wiele różnych sposobów skanowania dokumentów. Najprostszym i najbardziej tradycyjnym sposobem jest użycie skanera stacjonarnego. Jest to urządzenie, które jest podłączone do komputera i pozwala na skanowanie pojedynczych kartek papieru. Na rynku dostępne są również urządzenia wielofunkcyjne, które łączą w sobie funkcję drukarki, skanera i kserokopiarki. Wszystko zależy od naszych potrzeb i oczekiwań.
Współcześnie coraz popularniejsze stają się również aplikacje na smartfony umożliwiające skanowanie dokumentów. Dzięki nim, możemy zeskanować dowolny dokument w dowolnym miejscu – wystarczy, że mamy przy sobie telefon. Aplikacje takie jak Adobe Scan czy CamScanner oferują szereg możliwości – automatyczne wykrywanie krawędzi dokumentu, poprawianie jakości zeskanowanej strony czy wrzucanie dokumentów prosto do chmury.
Bezpieczeństwo skanowanych dokumentów
Bezpieczeństwo jest kluczowym aspektem skanowania dokumentów, szczególnie tych zawierających wrażliwe informacje. Dlatego też skanowanie dokumentów i przechowywanie ich w formie cyfrowej powinno być wykonane z uwzględnieniem odpowiednich zabezpieczeń. Szczególnie ważne jest to w przypadku firm, które mają do czynienia z danymi osobowymi swoich klientów czy informacjami biznesowymi.
Przykładowo, skany dokumentów powinny być zaszyfrowane, aby nie można było ich odczytać bez odpowiedniego klucza. Również przechowywanie skanów wymaga odpowiedniej ochrony – najlepiej jeśli będzie to zabezpieczona chmura, z której dane nie mogą „wyciec” na zewnątrz. Warto również pamiętać o zabezpieczeniu sprzętu, na którym przechowujemy skany – czy to komputera czy smartfona, a także o regularnym aktualizowaniu oprogramowania, co pozwoli unikać potencjalnych luk w zabezpieczeniach.
