Czy Twoja biurowa szafa metalowa z dokumentami przypomina smoczą jamę? Prawidłowa organizacja dokumentów to nie tylko kwestia estetyki, ale także efektywności pracy. W tym artykule dowiesz się, jak prawidłowo zorganizować dokumenty w szafie metalowej, aby zaoszczędzić czas i nerwy podczas ich szukania.
Organizacja dokumentów w szafie metalowej ma kluczowe znaczenie dla przepływu pracy w każdym biurze. Dzięki niej każdy z pracowników ma łatwy dostęp do potrzebnych mu dokumentów, co pozytywnie wpływa na efektywność pracy. Sprawdź, jak w łatwy sposób wprowadzić porządek do swojej biurowej szafy!
Zasady przechowywania dokumentów
Organizacja dokumentów to proces, który wymaga przemyślenia i nieco pracy. Przede wszystkim, warto wiedzieć, że istnieje kilka zasad regulujących przechowywanie dokumentów. Należą do nich m.in.: zasada chronologiczności, zasada alfabetu oraz zasada zgodności tematycznej. Wybór zasady zależy od specyfiki Twojego biura i rodzaju przechowywanych dokumentów.
2017 roku, przechowywanie dokumentów w formie papierowej jest coraz mniej popularne. Mimo to, niektóre rodzaje dokumentów wymagają przechowywania na papierze, co wymaga prawidłowej organizacji. Wg prawo o przechowywanie dokumentów nakazuje przechowywanie niektórych dokumentów przez określony czas, dlatego warto o tym pamiętać organizując swoją szafę.
Jak zorganizować dokumenty wg chronologii?
Zasada chronologiczności jest najbardziej popularna. Tę metodę organizacji dokumentów w szafie metalowej stosuje się przede wszystkim wtedy, gdy mamy do czynienia z dokumentami, które są datowane. Odpowiednie segregowanie dokumentów pozwoli nam w szybki sposób odnaleźć potrzebne dokumenty, niezależnie od tego, kiedy były one wydane.
Pamiętaj o jednym – datowanie dokumentów powinno odbywać się względem daty wystawienia, a nie daty otrzymania dokumentu. To bardzo istotne, szczególnie jeśli chodzi o dokumenty, które mamy obowiązek przechowywać przez określony czas. Nieprzestrzeganie tej zasady może spowodować wiele problemów, szczególnie jeśli chodzi o kontrolę zewnętrzną.
Jak poradzić sobie z segregacją dokumentów tematycznej
Szafa metalowa to doskonałe miejsce na przechowywanie dokumentów. Możemy je tam z łatwością segregować według tematyki. Aby skutecznie zarządzać swoimi dokumentami, warto zainwestować w segregatory, teczki lub inne narzędzia, które pomogą nam w oznaczeniu i podziału dokumentów tematycznie.
Bardzo praktycznym rozwiązaniem będzie zastosowanie kolorowych tecek lub segregatorów, które od razu wprowadzą klarowny podział na dokumenty. Biorąc pod uwagę, że ludzki mózg najlepiej przyswaja informacje poprzez obraz, kolorowe segregatory zdecydowanie ułatwią lokalizację poszukiwanych dokumentów. Dzięki temu, szukanie dokumentów nie będzie wiązało się z utratą cennego czasu.